Como poner la infraestructura al día?

Creo que toda Pyme tiene el mismo problema cuando pasa de Pequeña a Mediana Empresa. Como ponerse al día con la Infraestructura con un presupuesto limitado.

En el último año he pasado por tres empresas con diversas visiones en cuanto al rol e importancia que cumple IT.


• La primera donde estuvo 6 años, tenía una visión clara (al menos esa era el discurso de la Alta Gerencia), IT es un pilar fundamental, y había una billetera bien profundo de donde sacar los recursos. En general se corrían las últimas versiones de SQL, Windows, Exchange, todo licenciado, renovación de equipos cada 3 años, buenos enlaces, storage, es decir, el sueño del pibe. Eso fue hace más de un año, hoy el cuento es algo distinto, pero ese es otro análisis.


• La segunda no tenía visión ni idea para que servía IT. Es una empresa aunque en crecimiento explosivo sigue manejándose como el boliche de la esquina, por lo que no se aprecia la importancia de los sistemas de información, infraestructura, respaldos, etc. Además para que mencionar que la billetera más parecía alcancía. Por esto y otras razones estuve solo 6 meses.


• La tercera y donde estoy actualmente está al medio de los dos anteriores. Tienen claro la visión de IT, tienen una billetera algo generoso, pero están luchando contra los vicios del boliche de la esquina. Corriendo todo sin licencias, tratando de usar Open Source (no porque sea mejor, sino que porque es gratis), usando los proveedores más baratos, etc.


Por suerte llego a este último con varios trucos bajo la manga y con la experiencia de llevar la empresa donde estuve por 6 años de una realidad como la tercera a una posición de liderazgo en IT en LATAM dentro de la organización. Si bien no tengo hoy los recursos como antes, tengo la llegada con la Alta Gerencia (AG) y ya en los dos meses que llevo liderando el departamento de IT ya está claro para donde debemos ir, y ya comenzó el cambio.


- Mesa de Ayuda: Comenzamos ya a usar una mesa de ayuda (SpiceWorks) con lo que internamente me permitirá gestionar mejor los integrantes del equipo de soporte, identificar qué áreas, o personas requieren de mayor servicio. Además permitirá clasificar los incidentes con el fin de pasar de un área de soporte reactivo a uno proactivo.


- Comunicar hacia arriba (Alta Gerencia), hacia el lado (otros gerentes de área) y hacia abajo (equipo de IT): Es fundamente comunicar (ver post en Ingles “The IT Dilemma : Where to focus your resources” ver mi blog en Ingles . Si no comunicas para arriba en que estas, queda la sensación que estas en nada, más aun cuando hay temas pendientes. Asi que partimos ahora con un mail semanal la Alta Gerencia de todos los temas en que esta el departamento. Esto ayuda a que la AG sepa la carga de trabajo, el espectro que cubres, el cumplimento de hitos etc. No hay nada peor que te estén llamando constantemente por temas pendientes.


El comunicar hacia el lado, es decir a tus pares dentro de la organización es vital, ya que son ellos los que van a la AG con los reclamos hacia ti y tu departamento, así que si ellos saben en que estas, no hay necesidad de ir hacia arriba. Además al ver todo los temas en que esta IT, les baja algo la ansiedad ya que comenzaran a comprender por qué los proyectos toman tiempo y que tu personal está siempre ocupado en varias cosas a la vez.


Por último el comunicar hacia abajo o sea a tu equipo es sumamente útil. Al mantenerlos al tanto del crecimiento de la empresa, dar a conocer los resultados mensuales, los nuevos proyectos, etc. Estas haciéndolos parte de la organización, además es una forma de ir preparando el camino a lo que se viene. Además hay que comunicar la opinión que tiene la organización del departamento, ya sea buena o mala, y si es mala con más razón.

- Exponer las debilidades de la infraestructura: Después de 16 años en IT tengo bien claro que funciona y que no, y cuáles son los peligros de lo que no está bien. Si tu “sala” de servidores no tiene UPS que estas esperando para comunicarlo a la AG? Si hay cables de red por todos lados que al moverlos pierdes conectividad que esperas para pedir un arreglo? No hay nada peor que ver los problemas que están al lado tuyo y no hacer nada. Por ultimo uno queda con la conciencia tranquila que hiciste tu trabajo, presentaste las debilidades, presentaste las alternativas y si te siguen diciendo que no, bueno nada que hacer, pero al MENOS HICISTE TU TRABAJO en informar.

Creo que todos tenemos un ideal de ambiente de trabajo, y debemos trabajar para lograr y hay que ser realista, no todas las empresas van a ser como uno quisiera, así que hay que tratar de hacer lo mejor que se pueda con los recursos asignado. En lo personal creo que puedo hoy hacer muchos cambios, tanto de infraestructura (Redes, PC, Servidores, Enlaces) como en los servicios que prestamos hacia los usuarios. La AG cree en mi propuesta y debe ver cómo logra mi objetivo con los recursos disponibles. Hay mucho trabajo por delante, ya lo hice una vez, y como dice el Capitán James T. Kirk “I don’t believe in a no win scenario”

Prometo en los próximos días profundizar más en estos temas ya que tengo varias cosas dando vuelta en la cabeza (la famosa nube, VDI, externalizar servicios, Google Apps, Microsoft Office 365, etc)

Por mientras la segunda estrella a la derecha y volar hasta el amanecer.

El Capitán.

Estoy de regreso!

Ha pasado un buen tiempo desde la ultima actualizacion del sitio.... y en este tiempo muchas cosas han pasado en IT y en mi vida...... asi que dentro de los proximos dias ire actualizando el sitio con muchas noticas.

El Capitan.

IT= El señor que sabe y arregla todo lo que tiene botones y hace un sonido de BIP.

Soy yo o esto le pasa a todos los que están en IT? Alguna vez fui llamado ATPD o Asesor Técnico Permanentemente Designado por una ex novia y desde ese día parece que se ajusta perfectamente. Creo que es peor que ser mecánico o Doctor. A ellos les preguntas cosas relacionados con autos y el cuerpo, pero yo? Me preguntan de todo cuanto hay, desde como usar ese VHS del olvido, o como poner la hora a un reloj, o como comprar algo por Internet. No termina nunca. Esto es con familia y amigos, pero en el trabajo!? Que Dios me ayude.

A parte de saber todo lo relacionado con computadores, FAX, fotocopiadoras, por alguna razón debo saber como funcionan los teléfonos celulares, el Direct TV, el aire acondicionado o por que la maquina del café no funciona!

No me mal interpreten, se siente bien cuando todos recurren a uno….. pero vamos…. Somos los de IT a los únicos que se nos ocurre como resolver problemas?

Me encantaría escuchar sus historias o que piensan y como conviven con el status de “súper héroe”

George.
The Captian

Administración de Proyectos 101

He leído muchos libros sobre administración de proyectos en la Universidad y en el trabajo para saber que son buenos libros, nada más. Oscar Soto quien es un Microsoft Professional quien es dueño se su propia empresa (ActiveTrainer) con quien trabajo en ciertos proyectos especiales me dio la idea de escribir un libro. No se si esto da para un libro, pero si se que esto puede ayudar a resolver el dilema de al Administración de Proyectos.

Así que lo que propongo es que en una serie de post ir cubriendo los distintos tópicos relacionados con la Administración de Proyectos, y lo mas importante con ejemplos reales.

Paso 1.- Crea un equipo: Sin importar cuantas personas conforman el equipo de Desarrollo del departamento de IT, su equipo debe estar sumamente bien definido. Es muy importante que defina su equipo, necesitas saber con quien hablar, el cliente interno necesita saber con quien debe hablar y su propia gente necesita saber cual es su rol en el proyecto. Esto puede sonar obvio, pero no lo es. Si su cliente interno no entiende la estructura del equipo, comenzaran a conversar con todos y es generara confusión, cambios a las especificaciones sin la documentación correspondiente y al final, pondrá en peligro el proyecto.

Un ejemplo de esto, cuanto mi equipo de Desarrollo estaba trabajando en un proyecto hace un tiempo, estaba claro para mi que uno de los desarrolladores era el jefe del proyecto pero el cliente interno cada tanto hablaba con el otro desarrollador. Esto creaba un problema dentro del equipo en si, cosa que no estaban en las especificaciones originales lograban ser partes del proyecto y por lo tanto, la línea del tiempo del proyecto se dilataba sin una aceptación oficial del cliente y al final la alta gerencia me pedía a mi explicaciones, explicaciones que yo no siempre era capaz de dar.

Así que si el equipo tiene mas de una persona, debe estar sumamente claro para todos cual es su rol en el proyecto.

George
El Capitan.

El rol de IT en proyectos internos

Este tema pude ser complicado pero voy a “imponer” mi visión.

Cuando se refiere a proyectos Internos, IT tiene un rol clave. Porque? Por qué IT esta omnipresente en la organización. IT debería estar consiente de todos (o de la mayoría) de los procesos del negocio y por lo tanto, “guardián” del negocio.

Si su organización ha decidido migrar el sistema de ventas o cambiar el sistema de finanzas, IT debe ser el líder del proyecto, aun que esto sea realizado por una empresa externa.

Los pasos a seguir deberían ser:

Requerimiento: IT debería hablar con los usuarios para entender que necesitan (no lo que quieren) y crear un documento (borrador) que puede servir como la base del proyecto.

Encuentra un socio: IT debe buscar y encontrar un externo para el proyecto. El borrador debe ser el cimiento para esto. La primera reunión debe ser solo IT, recuerda, recién estas buscando.

Involucra al cliente: Una vez que preseleccionaste a 2 o 3 externos, que se involucre el cliente. Debería existir solo UN líder de proyecto por el lado del cliente. Trata de encontrar el más hábil del grupo.

Supervisa: Nunca dejes solo al cliente y al externo. Si lo haces… lo vas a pagar, recuerda que el usuario no sabe lo que necesita y puedes terminar con un elefante blanco.

Pies en la tierra: Tu trabajo durante todo el proceso es mantener los pies en la tierra.

Asegurarte que las pruebas sean bien hechas: Una vez que el proyecto este “terminado” debe existir una fase de pruebas bien diseñadas donde “todo” debe ser probado y revisado y debe existir un OK de parte de cada líder del proyecto en estos puntos y hasta que cada unidad del negocio que es afectado por el proyecto no del el OK por escrito no pueden pasar a productivo.

Hay más detalles en esto pero esto es lo fundamental. Estoy abierto a comentarios o debate.

George.
El Capitan.

Mantenga su Hardware actualizado

Es muy importante mantener su hardware actualizado. Por que? Bueno, cada tanto los integradores de hardware suben actualizaciones al firmware o a los drivers de los OS.

Algunos podrían decir, por que arreglarlo si no esta roto, pero en general las actualizaciones solucionan problemas que pueden botar su Data Center. Veamos que me paso este fin de semana.

El escenario: 4 DELL R610 (Intel 5520s) corriendo “El ultimo” build de DELL de VMware ESXi 4, todo conectado a un DELL MD3000i.

El Problema: Cada 30 minutos (mas o menos) uno de las Maquinas Virtuales (VM) perdía conectividad por un par se segundos.

Durante toda la noche del Viernes y todo el fin de semana recibía cada 30 minutos alertas que esta VM estaba fuera de línea. Esto me estaba volviendo loco. Una vez que me conectaba a la oficina podía hacer ping a la VM, podía hacer login víaq Remote Desktop, podía ver los logs… todo normal.. así que, que era lo que estaba mal?

Un bug en la “ultimo” build de ESXi. Si borras una LUN desde el MD3000i y no refrescas el Storage Adapter en ESXi, tendras un error extraño. Cada 30 minutos, ESXi revisas los LUN y si no puede encontrar uno, lo busca por el path secundario (si es que existe), y al no estar, esto puede matar el servidor por unos segundos, lo que hace que algunos VM se desconecten de las NIC.

La solución: Actualiza ESXi a la real última versión del build de DELL. Esta actualización evita que las NICs se desconecten.

Así que la real pregunta ahora es, como liderar con este dilema. Como mantienes a día las actualizaciones. Para ser honestos? Ni idea…… Hoy fue el día de “arregla el problema”, mañana será el día de “busca una solución”.

George.
El Capitan.

Version en Español!

Ok, voy a hacer el gran esfuerzo de tener una version paralela en español de los temas que veo en el Blog de From The Captain's Chair. No va ser facil, mas que nada por tiempo y por que a veces los temas tecnicos son mas facil de escribir en Ingles que en Español, pero veamos como me va!

George